Política de Privacidade

A presente Política aplica-se aos serviços oferecidos por:

• Razão social: Octa Sistemas
• CNPJ: 48.940.082/0001-80
• Endereço: São José do Rio Preto / SP, Brasil
• E-mail de privacidade (DPO/Encarregado): raphael@octasistemas.com
• E-mail geral: raphael@octasistemas.com

A Octa Sistemas é a controladora dos dados pessoais coletados em seu site institucional, aplicativos móveis e sistemas (Octa ERP, Octa PDV e Octa Talk), exceto quando atua como operadora a serviço de seus clientes (postos de combustível e demais pessoas jurídicas contratantes), conforme contrato de prestação de serviços.

Coletamos apenas o necessário para prestar os serviços e atender obrigações legais. As categorias incluem:

2.1. Dados que você nos fornece diretamente

• Cadastro e contato: nome completo, e-mail, telefone, empresa, CNPJ, cargo.
• Conta de acesso: e-mail e senha (armazenada em formato criptografado/hash, nunca em texto puro).
• Atendimento e suporte: mensagens, descrições de problemas, anexos enviados em chamados.
• Formulários: dados preenchidos em formulários de diagnóstico, contato e demonstração.

2.2. Dados coletados automaticamente

• Dados técnicos: endereço IP, tipo de dispositivo, sistema operacional, navegador, idioma, fuso horário.
• Dados de uso: páginas visitadas, ações realizadas, data e hora de acesso, origem (referrer).
• Cookies e tecnologias similares: conforme detalhado na seção 8 desta Política.

2.3. Dados operacionais (clientes do Octa ERP/PDV/Talk)

Quando você utiliza nossos sistemas como cliente contratante, podemos processar — na qualidade de operadora — dados pessoais de seus próprios clientes finais (consumidores do posto), incluindo:

• Nome, CPF/CNPJ, telefone e e-mail (quando informados em fidelidade ou nota fiscal).
• Histórico de abastecimento, placa do veículo (se aplicável) e dados de fidelidade.
• Dados de pagamento processados via maquininha (apenas tokens/últimos dígitos — nunca o cartão completo).

O tratamento desses dados é regido pelo contrato com o cliente contratante e pela LGPD. A Octa Sistemas não vende, comercializa nem utiliza esses dados para finalidades próprias.

2.4. O que NÃO coletamos

• Não coletamos dados sensíveis (origem racial, orientação sexual, religião, saúde, biometria) sem consentimento explícito e finalidade legítima.
• Não coletamos dados de menores de 18 anos de forma intencional. Caso identifiquemos, eles serão excluídos.
• Nunca armazenamos dados completos de cartão de crédito — o processamento é feito por gateways certificados PCI-DSS.

Tratamos dados pessoais somente para finalidades legítimas, específicas e informadas:

• Prestação dos serviços contratados (Octa ERP, PDV, Talk e suporte).
• Atendimento e suporte: responder dúvidas, abrir e gerenciar chamados.
• Comunicação: envio de informações sobre o serviço, atualizações, avisos de segurança.
• Marketing relacional: envio de novidades, conteúdos e ofertas — apenas mediante consentimento e com opção de descadastro a qualquer momento.
• Cumprimento de obrigações legais e regulatórias: emissão fiscal, retenção de logs por prazo legal, atendimento a autoridades.
• Segurança e prevenção a fraude: proteção contra acessos indevidos, ataques e uso fraudulento.
• Análises e melhorias: entender uso, corrigir falhas e aprimorar a plataforma (com dados agregados/anonimizados sempre que possível).
• Defesa em processos: exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral.

Cada tratamento se baseia em uma das hipóteses legais previstas na LGPD:

• Execução de contrato (art. 7º, V): para prestar os serviços que você contratou.
• Cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II): retenção fiscal, contábil e regulatória.
• Legítimo interesse (art. 7º, IX): segurança, prevenção a fraude, melhoria do serviço.
• Consentimento (art. 7º, I): marketing direto, cookies não essenciais, dados sensíveis (quando aplicável).
• Exercício regular de direitos (art. 7º, VI): defesa em processos.

Compartilhamos dados pessoais apenas quando estritamente necessário e com salvaguardas adequadas:

• Provedores de infraestrutura: Cloudflare (hospedagem/CDN), Supabase (banco de dados e autenticação), todos com cláusulas contratuais de proteção de dados.
• Provedores de comunicação: WhatsApp Business, Google (e-mail e Analytics), provedores de SMS — quando aplicável.
• Provedores de pagamento: adquirentes e gateways certificados (PCI-DSS) — somente o necessário à transação.
• Autoridades competentes: mediante ordem judicial, requisição administrativa ou obrigação legal.
• Sucessores em operações societárias: em caso de fusão, aquisição ou reorganização, mantendo o nível de proteção.

Nunca vendemos seus dados pessoais. Não compartilhamos com terceiros para fins de marketing alheios à Octa.

Alguns provedores (ex.: Cloudflare, Google) podem processar dados em servidores localizados fora do Brasil. Quando isso ocorre, garantimos que a transferência observe as exigências da LGPD (art. 33), por meio de:

• Cláusulas contratuais específicas;
• Países com nível de proteção considerado adequado pela ANPD (quando aplicável);
• Mecanismos equivalentes reconhecidos pela autoridade.

Os prazos de retenção variam conforme a finalidade:

• Dados de cadastro de cliente ativo: enquanto durar a relação contratual.
• Dados fiscais e contábeis: 5 a 10 anos, conforme legislação tributária e fiscal.
• Logs de acesso a aplicação (Marco Civil da Internet): mínimo de 6 meses.
• Logs de auditoria do sistema: até 365 dias, salvo exigência legal maior.
• Dados de marketing: até a revogação do consentimento.
• Após o término: dados são anonimizados ou excluídos com segurança, exceto retenção legal obrigatória.

Utilizamos cookies e tecnologias similares para:

• Cookies essenciais: necessários para login, segurança e funcionamento básico — não podem ser desativados.
• Cookies de desempenho/analytics: Google Analytics 4 (anonimizado), para entender uso e melhorar o serviço.
• Cookies de preferências: lembrar idioma, layout e configurações.

Você pode gerenciar cookies pelo banner de consentimento, pelas configurações do seu navegador ou desabilitando o JavaScript. Cookies não essenciais só são instalados após seu consentimento.

Você tem direito, a qualquer momento, a:

• Confirmar a existência de tratamento dos seus dados;
• Acessar os dados que temos sobre você;
• Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• Solicitar anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade;
• Solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor;
• Eliminar dados tratados com base em consentimento (exceto retenção legal);
• Obter informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
• Ser informado sobre a possibilidade de não consentir e suas consequências;
• Revogar o consentimento a qualquer tempo;
• Opor-se ao tratamento que viole a LGPD.

Para exercer qualquer direito, envie e-mail para raphael@octasistemas.com. Responderemos em até 15 dias.

Adotamos medidas técnicas e organizacionais compatíveis com a sensibilidade dos dados:

• Criptografia em trânsito (HTTPS/TLS 1.2+) e em repouso, quando aplicável.
• Autenticação forte: senhas com mínimo de 10 caracteres, maiúscula, minúscula, número e caractere especial.
• Controle de acesso por papéis (RLS — Row Level Security no banco de dados).
• Logs de auditoria de operações sensíveis e segregação de ambientes.
• Headers de segurança (HSTS, CSP, X-Frame-Options, Permissions-Policy).
• Backups periódicos e plano de continuidade.
• Treinamento contínuo da equipe e revisão de fornecedores.

Apesar disso, nenhum sistema é 100% imune. Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, comunicaremos a ANPD e os titulares afetados conforme art. 48 da LGPD.

Nossos serviços são destinados a pessoas maiores de 18 anos. Não coletamos conscientemente dados de crianças ou adolescentes. Se você é responsável legal e identificou coleta indevida, entre em contato para exclusão imediata.

Os aplicativos da Octa Sistemas seguem esta mesma Política, com as seguintes especificidades:

• Permissões solicitadas (câmera, localização, notificações) só são pedidas quando essenciais a um recurso explícito.
• Você pode revogar permissões a qualquer momento nas configurações do dispositivo.
• Dados de uso podem ser coletados pelas lojas (App Store, Google Play) conforme suas próprias políticas.
• Push notifications só são enviadas após consentimento e podem ser desativadas.

Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças legais, técnicas ou de negócio. A versão vigente está sempre disponível em octasistemas.com/privacy, com a data de "Última atualização" no topo. Mudanças relevantes serão comunicadas por e-mail ou aviso destacado no site.

Para qualquer dúvida sobre esta Política ou sobre o tratamento dos seus dados:

• E-mail do Encarregado (DPO): raphael@octasistemas.com
• Endereço postal: São José do Rio Preto / SP, Brasil
• ANPD (autoridade): gov.br/anpd — caso queira registrar reclamação à autoridade nacional.